注文書・メール処理の仕組み

1処理の流れ

注文メールが届いてから、受注一覧CSVができるまでの7つの段階です。

1. プログラム1

   資料を集める

   受信したメールから、指定した期間のメールと添付を集めます（導入先では、お使いのメールの受信箱を読み取りだけで。実演では、架空のメール7通を使います）。共有フォルダの注文書と、取引先別単価表も読み込みます。

   メールの保存や、添付を1つずつ選ぶ作業は要りません。

2. プログラム2

   文字を取り出す

   注文書のPDFから、中に入っている文字データをそのまま取り出します。

   OCR（画像から文字を推測する処理）は使いません。スキャンした画像だけのPDFは、この実演の対象外です。

3. AI3

   注文を読み合わせる

   注文・数量変更・取消のメールと注文書を読み合わせ、注文ごとの最新の内容と、根拠になる原文の引用を、決まった形式（JSON）で返します。

   この段階では、メールの文章は書きません。

4. プログラム4

   照合して分ける

   AIの引用が原文に本当にあるかを確かめ、取引先別単価表と照合し、記載漏れを見つけます。そのうえで「内容がそろった」「確認が必要」「対象外」に分けます。

   金額の比較や、CSVに進める条件の判定は、AIに任せません。

5. 担当者5

   確かめて選ぶ

   内容がそろった注文を、原文と照らして確かめ、CSVの対象に選びます。単価の食い違いや記載漏れは、確認先に問い合わせ、回答を記録します。

   価格や届け先を決めるのは担当者です。

6. AI6

   確認メールを下書きする

   担当者が選んだ確認事項について、相手（社内の営業／発注元）に合わせた確認メールを下書きします。社外向けの下書きには、社内の単価の情報を渡しません。

   送信はしません。担当者が編集・コピーして、いつものメールから送ります。

7. プログラム7

   受注一覧CSVを作る

   担当者が確認した注文だけをCSVにします。取消の注文や、すでにCSVにした注文は入れません。

   作ったCSVと記録は台帳に残り、二重に出しません。

2AI・プログラム・担当者の分担

3公開デモと実演の違い

公開デモは、この流れを、実演でAIが実際に出した結果を再生して体験できるようにしたものです。

導入するときは、お客様の環境（クラウド・社内サーバーなど）と情報の取り扱いの方針に合わせて、置き場所・ログインの方法・AIの契約を決めます。条件に合わせた構成の例は「注文書・メール処理の導入案と構成図」をご覧ください。

4データの扱い

5このデモの範囲

このデモで扱うのは、文字データを持つPDF・TXT・CSVの注文書で、1つの注文に1つの商品です。次のものは、このデモでは扱っていません。

• スキャンした画像だけのPDF（OCR）
• Excelの注文書
• 1つの注文に複数の商品
• 期間外の注文の自動追跡
• 受注システムへの登録・出荷