3社の見積書を並べたとき、合計額だけでは選べません。「一式に含む」「別途」「記載なし」が混ざるからです。まず頼みたい条件をそろえ、同じ作業が各社のどこに入っているかを整理します。
この記事は、AIが原本を実際に読んだ記録を使うデモに沿って、見積を比較する手順を説明します。例は公開中のデモと同じ架空のオフィス移転見積を使い、会社名はデモと同じ、あおの葉移転便・まるの木運送・はるの丘移転（いずれも架空）を使います。実際の顧客の書類は使っていません。
デモで試す：受信→AIの読み取り記録を再生→プログラムで整理→人が原本・回答を確認→Excelに保存、の5段階を試せます。操作画面を直接開く →3社の見積を比べる例を見る →
デモは、受信からExcel保存までの5段階
- 受信：書式の違う架空の見積書PDF3通とメールを確認する。
- 読み取り：AIが明細表・一式見積・スキャン風PDFを実際に読んだ記録を再生する。その場でAIは動かない。
- 整理：プログラムで同じ品目を同じ行に並べ、数量と単位をそろえる。
- 確認：人が原本・不明・追加条件を確かめ、問い合わせの下書きを直す。架空の回答例を反映し、再確認する。
- 保存：要確認の2社を人が確定した後、確認できた税込金額と未確定分を分けた比較表をExcelに保存する。
問い合わせは下書きだけで、デモから送信しません。発注・業者の自動選定も行わず、選ぶのは人です。
見積書を読む前に、3社に頼む条件を1枚にする
今回の条件は、机20台・椅子20脚・段ボール80箱の移転に加え、「80箱の梱包」「通常の土日の日中作業」「不要な椅子5脚の回収」です。移動距離やエレベーターの有無もそろえます。
比較表の列には、項目・数量・単位・仕様、各社の原文・見積内の扱い・追加料金・確認状態を用意します。見積日、有効期限、支払条件も別に残します。
必要な作業を比較から外せば金額は下がって見えますが、条件が変わっています。安く見せるために範囲を削らず、同じ条件の表を作ります。
AIには、金額だけでなく根拠と「書いていない所」も返させる
見積書をAIに渡す前に、社内で認めた処理先と、書類を送信してよい範囲を確認します。AIには、各社の項目名・数量・単位・税の扱い・含む作業・対象外を、ファイル名とページ番号、根拠の原文と一緒に取り出させます。
「基本プラン」「セット価格」「梱包作業」のように名前が違っても、意味が近い項目を共通の列に対応させる候補は作れます。ただし、仕様まで同じかは人が確かめます。書かれていない料金や範囲は推測で補いません。
| 原文の例（架空） | 比較表へ入れる内容 | 残す確認 |
|---|---|---|
| あおの葉移転便（架空）「梱包80箱を見積金額に含みます。」 | 80箱の梱包：含む | 基本額に入っているので、もう一度加算しない |
| まるの木運送（架空）「80箱の梱包を依頼する場合は88,000円（税込）を追加します。」 | 梱包：基本額には含まない。依頼時は税込88,000円を追加する | 80箱分の追加料金であるかを原文で照合 |
| はるの丘移転（架空）「オフィス移転セット」 | 運搬・梱包・土日・回収を含む | セット内訳を推測して個別の単価に分割しない |
AIへ渡す読み取り指示の例
「共通項目は梱包・土日作業・不要家具の回収。各社について、原文、ページ、数量、単位、含む／追加／対象外／不明、追加料金を返してください。金額の記載なしは不明のままにし、一式を推測で分割しないでください。合計や発注先は決めないでください。」
これは指示の例であり、読み取り精度の保証ではありません。実際の書式で、抜けと取り違えを検品します。
空欄をゼロにせず、比較を止める理由を残す
「含む」は基本額に含まれるもの。「追加」は頼む場合の料金が書かれているもの。「対象外」は対応範囲に含まれないと明記されたもの。「不明」は記載がない、読めない、料金が決まっていないものです。対象外と不明は分けます。
| 共通項目 | あおの葉移転便（架空） | まるの木運送（架空） | はるの丘移転（架空） |
|---|---|---|---|
| 80箱の梱包 | 含む | 追加料金あり | 含む |
| 通常の土日・日中 | 追加料金あり | 追加料金あり | 含む |
| 不要な椅子5脚の回収 | 不明：別途見積で金額未記載 | 不明：可否も料金も記載なし | 含む |
| 開梱・収納 | 対象外と明記 | 対象外と明記 | 対象外と明記 |
この例では開梱・収納は依頼条件に入れていません。必要なら条件に加え、対応できるかを改めて問い合わせます。対象外の作業に架空の料金を足して、同条件になったとは扱いません。
未確認の回収費が残るあおの葉移転便（架空）・まるの木運送（架空）は、「確認できた金額＋未確定分」と表示します。既知の部分だけで最安と決めず、比較未完了の状態を保ちます。
計算でそろえられる差と、判断が要る差を分ける
| 違い | そろえ方 | 人が確かめる所 |
|---|---|---|
| まるの木運送（架空）の段ボール「10束（1束8箱）」 | 10束×8箱＝80箱へ換算し、あおの葉移転便（架空）・はるの丘移転（架空）の80箱とそろえる | 原文の1束8箱を確認し、束と箱を取り違えない |
| 一式と明細 | 一式に含む作業を対応表にする | 単価を推測で分割しない。範囲が読めなければ照会 |
| 税抜と税込 | 税の扱いと対象額を確認して共通表示にする | 税率や端数処理が不明なら確定しない |
| 送料込みと別、通常作業と夜間 | 依頼条件に必要な追加分だけ反映 | 同じ場所・日時・仕様で対応できるか |
足し算や単位換算は、確認した条件を使うプログラムや表計算ソフトで行います。AIが読み取った単価に共通数量を掛けるだけでは、数量割引や最低料金、セット料金が崩れることがあります。換算できる契約かを先に確認します。
基本額と、同じ条件で確認できた金額を分ける
このデモの金額はすべて税込です。基本額に、80箱の梱包と通常の土日日中作業に必要な追加料金だけを足します。原本にない回収費を0円で補いません。
| 金額の段階（税込） | あおの葉移転便（架空） | まるの木運送（架空） | はるの丘移転（架空） |
|---|---|---|---|
| 原本の基本額 | 396,000円 | 308,000円 | 451,000円 |
| 梱包の追加 | 含む（追加0円） | 88,000円 | 含む（追加0円） |
| 土日作業の追加 | 44,000円 | 66,000円 | 含む（追加0円） |
| 回答前：確認できた金額＋未確定分 | 440,000円＋回収費未確定 | 462,000円＋回収の可否・料金未確定 | 451,000円 |
| 回収の回答例 | 22,000円を追加 | 44,000円を追加 | 含む（追加0円） |
| 回答例の反映後 | 462,000円 | 506,000円 | 451,000円 |
はるの丘移転（架空）は一式価格で、含まれる作業を利用しなくても減額しません。一式の内訳金額を推測で分割しないことも、原本で確認します。
「何が分からないか」を質問にし、回答を原文に結び付ける
あおの葉移転便（架空）・まるの木運送（架空）のどちらにも、不要な椅子5脚の回収に対応できるかと、追加料金の合計（税込）を聞きます。
質問文の下書きはAIに任せられます。送信は担当者が内容を確認して行います。回答が来たら、対象の見積と回答の根拠を確認し、追加料金を1回だけ反映します。デモのExcelには見積番号・条件・原本の記載・回答本文と出典を残します。回答日・確認者・選定理由の記録欄はありません。
原本を確認済みでも、回収費まで確定済みとは限りません。不明が残る場合もExcelへ保存できますが、確認できた金額と未確定分を別行にし、不明の金額セルは空欄にします。回答を変更・取消・編集中にしたら確認済みを取り消し、再確認するまで保存を止めます。
Excelは「見積比較表」「原本と回答の根拠」の2シートです。見積番号・日付・期限・支払条件と原本の記載・ページを残し、回答本文と回答の出典は別列に記録します。
最後に、人が原本と回答を見比べ、含む作業の二重加算、不要な作業の追加、未回答の残りを確かめます。価格に加えて作業範囲、有効期限、保証、支払条件を見て、選んだ理由を残します。
確認後の比較表に残す列
- 見積番号・バージョン・見積日・有効期限
- 原文とページ、共通項目への対応、数量・単位・仕様
- 基本額・必要な追加額・未確定分・税の扱い
- 反映した回答本文と出典（原本の記載とは別列）
まずは3社分と、今の比較表を用意する
自分で始めるなら、今の比較表に原文・範囲・不明点・回答の列を足す所から試せます。自動化する場合は、匿名化した見積書3社分と、使っている比較表の列、よくある確認事項を用意すると、読み取りと人の確認の範囲を決めやすくなります。
リンク先のデモでは、架空の見積書3通の受信から、読み取り記録の再生、整理、原本・回答の確認、Excel保存まで操作できます。自社書式での読み取りと照合は、試作して確かめます。
よくある質問
AIに見積書を渡すだけで、最安の会社を選べますか。
AIは原文と項目の対応候補を作ります。未確定の料金や仕様の違いが残る間は比較未完了にし、人が原本と回答を確かめてから選びます。
書いていない料金はゼロでよいですか。
ゼロにはしません。不明として残し、対応可否と追加料金を確認します。対象外と明記された作業も、不明とは分けます。
デモで自分の見積書を読み取れますか。
架空のデータで、記録した実演を再生します。その場でAIは動かず、自分の見積書のアップロード、実メール・外部の表への接続はできません。自社書式での読み取りは、試作して確かめます。