取引先から届く注文メールと添付の注文書を、Excel の受注一覧に打ち直していませんか。この記事では、AI による読み取りから、変更・取消の整理、人による確認、CSVの作成までを説明します。
例は公開デモと同じ架空の注文です。会社・人物・注文・金額・納品先はすべて架空で、実際の顧客のデータは使っていません。
デモで試す：架空のメール7通と注文書1件から注文5件をまとめ、判断が要る2件を確かめて、受注一覧CSVを作るまでを操作できます。実演の記録の再生で、その場でAIは動きません。注文書・メール処理の例を見る →
「メールを保存する」と「注文を読み取る」は別のこと
「メール Excel 転記」で調べると、受信したメールの日時・差出人・件名・本文を Excel に一覧にする方法がたくさん出てきます。メールの記録を残すなら、これで足ります。
注文の転記で困るのは、その先です。本文や添付の注文書から「品名・数量・単位・希望納期・納品先・単価」を取り出し、受注一覧の列に入れる所です。
- 取引先が決まった書式（「品名：」「数量：」のような項目名つき）で送ってくれるなら、項目名で文字を切り出す方法（Excel のマクロ、Power Automate、Google Apps Script など）でも転記できます。
- 取引先ごとに書き方が違う、文章で書いてくる、注文書を添付してくる、後から「先ほどの注文、20箱を35箱に」と届く――こうなると、決まった位置で切り出す方法では追いつきません。ここが AI の出番です。
まず、今の受注一覧に要る項目を決める
転記を自動にする前に、受注一覧の列を書き出します。
| 列 | 例 | 注意 |
|---|---|---|
| 取引先 | 〇〇工務店（架空） | 取引先の一覧と同じ名前にそろえる |
| 注文番号・受けた日 | メールの日時 | 後から届く変更を結び付けるのに使う |
| 品名・自社の品番 | 養生テープ 50mm → 自社の品番 | 取引先の呼び方と自社の品番は違うことが多い |
| 数量・単位 | 35箱 | 箱・ケース・個の違いに気をつける |
| 単価 | 1,250円 | 登録単価と比べる |
| 希望納期・納品先 | 10/15・資材倉庫（架空） | ないときは推測で埋めない |
| 状態 | そろった／確認中／取消 | 一覧に出すのは「そろった」だけ |
今お使いの受注一覧があるなら、作り直さず、今の列のどれにあたるかを書き出しておくと、あとで合わせやすくなります。
書き方の違う本文と注文書を、AI で読み取る
AI は、項目名の位置ではなく意味で読み取ります。同じ注文でも、取引先によって書き方はばらばらです。
【原文の例・架空データ】
- メール本文（DEMO-1002）：「作業用手袋 GL-M を40箱お願いいたします。」
- 同じ注文のPDF：商品コード GL-M、品名 作業用手袋、数量 40、単位 箱、単価（税抜）1,300円
メールの注文番号と共有フォルダの注文書を照らし合わせ、品番・数量・単価をまとめます。
AI はどちらからも、品名・数量・納期・納品先を取り出します。書いていない値は、推測で埋めずに空のままにして、あとで人に回します。読み取った値は、原文のどこから取ったかを並べて見られるようにしておくと、確かめるときに迷いません。
文字の入ったPDF・FAX・スキャンの違い
文字の入った PDF なら、文字を取り出して読めます。FAX やスキャンした注文書は、画像から文字を読む（OCR）ので、書類の状態で読みやすさが変わります。実際の書類で試してから、対象にするかを決めます。
後から届く変更・取消を、元の注文に結び付ける
注文メールは1通で終わりません。
- 「先ほどの注文、20箱を35箱に変更してください」
- 「〇〇の件、取消でお願いします」
AI は、このメールがどの注文の変更・取消なのかを読み取り、元の注文に結び付けます。はっきりした変更（20箱 → 35箱）は反映し、取消の注文は受注一覧に入れない状態に分けます。
【原文の例・架空データ】
- 最初の注文書（DEMO-1001）：養生テープ YT-50、20箱
- 後続メール：「注文DEMO-1001の養生テープ YT-50 ですが、数量を20箱から35箱へ変更してください。」
- 続く原文：「単価・納品先・希望納期の変更はありません。」
- まとめた結果：同じ注文番号の数量を35箱にする。変更前の注文書を別の注文として足さない。
照らし合わせはプログラム、決めるのは人
読み取った注文は、会社の商品・単価の一覧と照らし合わせます。この照らし合わせと、確認が要るかの判定は、毎回同じ答えになる所なので、AI ではなく決まった手順のプログラムで行います。
人が決めるのは、次の2つです。
| 起きること | デモの例 | 誰に・何を確かめるか |
|---|---|---|
| 単価が登録単価と違う | 注文書は1,300円、登録単価は1,250円 | 価格は営業が決めるので、社内の営業に確かめる |
| 納品先が書いていない | メールにも注文書にも納品先がない | 推測で補わず、発注元に確かめる |
確かめるためのメールは、相手に合わせた下書きまで AI が作れます。送るかどうか、何を書くかを決めるのは担当者です。
確かめた注文だけを、受注一覧に出す
担当者がチェックした注文だけを、受注一覧に出します。
- そろった注文から先に出してよい（確認中の注文を待たない）
- 取消の注文は出さない
- CSVを作る前に確認をやり直したら、対象から外す
- CSVを作ったあとに変更・取消が届いたら、登録済みの受注システム側で別途対応する。新しいCSVには入れない
受注一覧は CSV で書き出すと、Excel にも、CSV を取り込める受注システムにも渡せます。今お使いの Excel のファイルに直接足す形や、受注システムへの直接の登録は、その形に合わせて作ります（ご相談ください）。
自分でできる所と、作り込みが要る所
- 自分でできる：受注一覧の列を決める、取引先の呼び方と自社の品番の対応を書き出す、商品・単価の一覧を1つにまとめる。取引先が決まった書式で送ってくれるなら、項目名で切り出す方法（マクロ・Power Automate・Google Apps Script）も選べます。
- 作り込みが要る：書き方の違う本文と添付を AI で読み取り、変更・取消を元の注文に結び付け、単価・納品先の確かめを通してから、受注一覧に出す所。
Qz AI Labs では、今お使いのメールと受注一覧の形に合わせて、この流れを作ります。まずは注文の多い取引先の書式から試作し、合うかを見てから本番の形にします（10万円（税込）から）。
デモで試す：架空の資材販売会社に届いたメール7通と注文書1件を、注文5件にまとめ、判断が要る2件を確かめて、受注一覧の CSV を作るまでを操作できます（実演の記録の再生で、その場で AI は動きません）。
役割分担の考え方は、「AIでつくる」と「AIを組み込む」の違いでも説明しています。
よくある質問
今の受注システムに入れられますか。
デモでは、確かめた注文を受注一覧の CSV にします。お使いの受注システムや Excel が CSV を取り込めるなら、その形に合わせた CSV から試せます。直接の登録は、そのシステムの接続方法を確かめてからです。ご相談ください。
AI が読み間違えたら、どうなりますか。
確かめた注文だけを受注一覧に入れる設計です。読み取った値は原文と並べて確かめられ、商品・単価の照らし合わせと、確認が要るかの判定はプログラムが行います。価格や届け先を決めるのは担当者です。
FAX やスキャンした注文書も読めますか。
対象にできる場合があります。画像から文字を読むため、書類の状態で読みやすさが変わります。実際の書類数件で試してから、対象にするかを決めます。
確認のメールは自動で送られますか。
送りません。AI が作るのは下書きまでで、担当者が確かめて、いつものメールから送ります。