社内FAQの作り方：総務の質問と社内規程から、条文を引いた答えを整える

質問の記録を集め、似た内容をまとめる

メール・チャットや口頭の記録を集めます。個人情報を必要な範囲に絞り、保管先とAIへ渡せる範囲を確認します。

質問の記録（架空）

AIに似た質問と元の記録IDを並べさせ、担当者がまとめてよいかを確かめます。

質問の整理表

似ていても、条件が違う質問は分ける

F01とF02は雇用の形、F03とF04は今あるものの交換か、新しく買うかで手順が変わるため分けます。「マウスが欲しい」だけなら、交換か新しく買うかを聞き返すことで、どちらの申請手順に当てはまるかを確かめます。

年次有給休暇はパート社員でも要件を満たせば付与されます。制度の条件は厚生労働省の説明を確認してください。例の申請経路は、自社の現行規程に置き換えます。

現行の規程と質問を、原文の引用で結び付ける

文書名・バージョン・施行日・管理部署を確認し、現行規程だけを使います。AIに該当条文を探させ、原文ごと表にします。

表の原文は架空です。例の「総務手続規程」はv1.0、2026年10月1日施行、管理部署は総務。架空の全6条です。

条文の対応表

F06の郵送については全6条に記載がありません。窓口返却の条文から可否を補わず、実務では関連する規程や手順書も担当部署に確認します。

答えを下書きし、担当者が条件を確かめる

AIの下書きを担当者が原文・バージョン・対象条件・提出先と照合します。質問と根拠は前表のFAQ IDで追えます。

答えの原稿

確認者名も架空です。例はすべて未確認で、社内掲載前です。規程名には実運用時に根拠リンクを付けます。

申請先の案内と、取得・購入の承認は別です。掲載時には規程を開けるリンクも付けます。

規程にない質問を、確認先と状態つきで残す

確認先・決める人・次の対応を残します。例の確認先と決める人も、この記事のための架空の設定です。

規程にない質問の一覧

1人に認めた例外の対応を全社員のルールに広げず、根拠と適用範囲を確かめて規程・手順書とFAQへ反映します。

表をコピーして、自社のFAQテンプレートにする

空の表をコピーして使えます。元の記録IDを残し、各表のFAQ IDをそろえます。

質問の整理表

条文の対応表

答えの原稿

規程にない質問の一覧

社内の入口と、更新する担当者を決める

普段使う社内ポータルやチャットから案内し、「有休」など普段の言葉と対象条件を載せます。規程とFAQの置き場所は閲覧権限に合わせます。

改定時に直す担当者を決め、バージョン・リンク・確認日を更新します。質問の回数に加え、答えを探せたか、確認・修正の手間も見て続け方を決めます。

関連リンク

• 社内問い合わせのデモ：経費などの例で引用確認と引き継ぎを試せます。架空データの実演記録を再生し、その場でAIは動きません。返す文は画面に出すまでで、送信はしません。本稿の質問の整理表の作成は対象外です。
• 経理への社内問い合わせを減らす方法：届いた質問に1件ずつ答える手順です。