社内の質問に、
規程を添えて答える。

経費の締め・立替・領収書の質問から始める

最初は経理が受ける質問に絞り、質問の本文、参照した規程、実際の回答、担当部署を並べます。個人情報は必要な範囲に絞り、社内で認めた保管先を使います。

立替払いの事前承認や交通費の扱いも、質問の候補になります。対象の条文があるかを確認し、記載のない条件は担当者への確認事項として残します。

規程の保管先と、使ってよいバージョンを決める

規程を探す入口を1か所にまとめ、文書名・バージョン・施行日・担当部署・条番号を記録します。経理の担当者が現行かどうかを確認し、過去の規程は参照用に分けます。すべての文書を無条件にAIへ渡す構成にはしません。

デモの経費精算規程は、現行がv3.0（2026年7月1日施行）です。第3条の期限は「利用した月の翌月5営業日まで」。旧バージョンのv2.2には「翌月10営業日まで」とあります。AIに渡す規程は、プログラムが現行のものだけに絞ります。

規程の読み取り権限とAIへの送信可否も先に決めます。デモでは差出人の名前・メールアドレスをAIに渡さず、質問の本文と現行の条文を使います。実運用では、質問本文に含まれる個人情報も確認します。

質問・回答・引用を、同じ画面で見比べる

「出張先でタクシーの領収書をなくしてしまいました。どうすればいいですか？」という質問では、AIが経費精算規程 第12条を引用します。下書きは、紛失理由書を作り、所属上長の確認を受けて経理へ提出する流れです。精算できるかは経理が判断するという条件も残します。

デモの「根拠の条項」を開き、文書名・バージョン・条番号と条文を確認します。プログラムは引用が現行の条文に含まれるか、回答中の期限・金額・日数が根拠と合うかを確認します。ただし、数字が合うだけで規程の解釈まで正しいとは限りません。担当者が適用する条件も読みます。

次に、9月分の経費の質問を選びます。質問には以前の「10営業日」が含まれますが、下書きは現行の「5営業日」を案内します。会社の営業日カレンダーを確認せずに、具体的な締切日へ置き換えないことも大切です。

海外出張の上限は、国内の数字から決めない

「来月シンガポールに出張します。ホテル代の上限はいくらですか？」という質問では、出張規程 第1条に「海外出張の宿泊費の基準と上限は、この規程には記載していない」とあります。国内出張の上限を答えとして使わず、経理への引き継ぎの下書きを作ります。

第8条に従い、出張先・予定日・見積金額・例外が必要な理由を添え、予約・支払いの前に相談する流れにします。分からない項目は空欄や確認事項として残します。

回答を返す前に、窓口の担当者が「この回答で返す」「担当者へ引き継ぐ」を選びます。規程にない質問では「担当者へ引き継ぐ」だけが出ます。デモの返す文と引き継ぎの下書きは画面表示までで、実際のメール・チャット送信は行いません。送信先や承認の仕組みは導入時に決めます。

答えられなかった質問を、次の改善につなぐ

「3 規程・FAQへの追記」では、規程に答えのなかった質問や聞き返した質問などをもとに、追記する文案を確認できます。AIは未決定の上限や承認条件を決める役割にはしません。担当部署が採否を判断し、正式な規程やFAQへ反映します。

改定したら、現行として参照する文書とFAQのリンクを更新します。以前の質問でも、改定後の規程で回答が変わるかを試します。質問数だけでなく、引用の修正件数・引き継ぎ件数・再問い合わせ・確認にかかった時間も記録すると、担当者の負担が減ったかを評価できます。

今の質問の受け方に合わせて、小さく試す

経費精算など1つの業務から始め、匿名化した質問と、現行・過去の規程、現在の回答例を用意します。通常の質問、古い期限を含む質問、条件不足、規程にない質問を含めて、確認までの手間を比べます。

あなたの規程と、メール・チャット・社内ポータルなど今の質問の受け方に合わせて作ります。担当者が確認して返す範囲、引き継ぐ条件、FAQを更新する責任者を決めてから、接続する範囲を相談できます。