受け取った請求書のPDFから、
エクセルの支払い予定表を作る。

先に決める：振込前に確認しやすい列の順序

振込予定日・取引先・振込先・金額を左から順に並べ、請求番号など原本をたどる情報を右に残します。

支払期日と振込予定日を分けておくのがポイントです。期日が土曜なら振込は金曜、という調整をしても、請求書の期日は残ります。

転記が大変なのは、請求書の書式が取引先ごとに違うから

請求書の書式は取引先ごとに違います。デモの架空の8通も、よくある6つの形に分けています。

PDF を表に変換するだけだと、こうした違いで列がずれたり、繰越や払込票の金額を拾ってしまったりします。書式ごとに変換の設定を作るのも、取引先が増えるほど手間になります。

同じ8通から、4つの書式を見比べる

すべてデモ専用の架空の請求書です。画像を押すと、1ページ目を拡大して見られます。

ほかの3枚の形も見る

AI が読み取り、プログラムが取引先の一覧と照らし合わせる

ここが AI の出番です。AI に読み取らせるのは、「請求番号・請求日・支払期日・税率ごとの金額・合計・振込先・登録番号」です。項目の意味を手がかりに、書式の違う請求書や、手書き・スキャンの画像から読み取ります。ただし、読み取りには間違いや読めない所があるため、実際に届く書式で確かめます。

読み取った値は、そのまま表に入れず、会社の取引先の一覧（支払条件・前回の振込先・登録番号）と照らし合わせます。照らし合わせは、毎回同じ答えになる所なので、AI ではなく決まった手順のプログラムで行います。

• 支払期日が、取引先の支払条件（月末締め・翌月末払い など）と合うか
• 振込先が、前回と同じか
• 登録番号の形が合っていて、一覧と同じか
• 合計が、税率ごとの金額と税額の足し算と合うか

照合の条件に合い、振込先の変更・金額の訂正・重複がない請求書は「照合済み（自動）」として進める設計です。合わない所があるものや、この3つの判断が必要なものを人に回します。合計の検算はプログラムでも行います。読めなかった所は、推測で埋めずに空のまま人に回します。

デモでは、架空の8通のうち4通が照合済み（自動）、3通が要確認（振込先の変更・金額の訂正・重複）になり、訂正前の1通は表に入れません。

人が確かめる3つ：振込先の変更・金額の訂正・重複

AI とプログラムが自動で決めてはいけないのが、次の3つです。

確かめが済むまで、Excel・CSV の保存を止めておくと、確かめ忘れのまま表が出回ることを防げます。

振込予定日を決める：休日は取引先ごとに前営業日か翌営業日

支払期日が土日・祝日・年末年始（12/31〜1/3）に当たるとき、前の営業日に振り込むか、次の営業日にするかは、取引先との約束しだいです。そこで、取引先の一覧に「支払日が休日の場合：前営業日／翌営業日」の列を1つ足し、振込予定日を計算します。

• 例：支払期日 10/31（土）→ 前営業日なら 10/30（金）、翌営業日なら 11/2（月）

この計算は AI ではなく、決まった手順（プログラム・Excel の関数）でします。毎回同じ答えになる所は、AI に任せません。

今の表に足し、振込予定日ごとにまとめる

確かめた行だけを、今の支払い予定表に足します。

• 振込予定日の順に並べ、振込予定日ごとの小計を出す
• 同じ日に同じ振込先へ払う分は、まとめた額も出す（振込前に確認するための合計額）
• 前回と違う振込先の行は、振込先の欄で目立たせる
• 全体の合計を出す（月末までにいくら用意するか）

会計ソフトに取り込むなら CSV で書き出します（取り込める形は会計ソフトごとに違うので、ご相談ください）。

自分でできる所と、作り込みが要る所

• 自分でできる：支払い予定表の列を「いつ・どこに・いくら」の順にする、支払期日と振込予定日を分ける、取引先の一覧に支払条件と休日の扱いを書く。
• 作り込みが要る：書式の違う請求書を AI で読み取り、取引先の一覧と照らし合わせ、振込先の変更・金額の訂正・重複を人が確かめる画面を通してから、今の表に足す所。

Qz AI Labs では、今お使いの支払い予定表と取引先の一覧の形のまま作ります（10万円（税込）から）。まずはサンプルの請求書で試作し、合うかを見てから本番の形にします。